V prispevku bo avtor poskušal z vidika zunanjega uporabnika nakazati potrebe obiskovalcev arhiva. Že pri izhodiščni opredelitvi problematike je treba ločiti med dvema vrstama uporabnikov. Manj težav imajo pri orientaciji v arhivskih prostorih stalni obiskovalci, predvsem raziskovalci, ki so vajeni dela z arhivskim gradivom. Težje se običajno znajdejo tisti, ki so po sili razmer prisiljeni v iskanje dokumentov zaradi reševanja svojih osebnih težav; običajno jim je treba ponuditi več informacij kot prvi skupini. Uporabnik se pri iskanju tistega, kaj je prišel poiskat v arhiv, srečuje z različnimi vprašanji, na katera bi si želel odgovoriti: dostopnost arhiva, dosegljivost arhivskih popisov in gradiva, razumljivost arhivskih virov in še marsikaj. Vendar ne bi smeli ostajati zgolj pri tem, saj se arhivi najbolje predstavljajo laični javnosti tudi z razstavami in s knjižnimi publikacijami, ki pričajo o gradivu, ki ga hranijo v svojih skladiščih.